O cumprimento da legislação, em matéria patrimonial, especificamente as Normas de Contabilidade Pública (NPC) 3 referente aos ativos intangíveis, a NCP 5 referente aos Ativos Fixos Tangíveis e o Anexo III – Plano de Contas Multidimensional – Classificador complementar 2 referente ao Cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento do Decreto-Lei n.º 192/2015 de 11 setembro.
Neste sentido, os procedimentos a seguir são os seguintes:
1 – O responsável por qualquer aquisição de equipamento, deverá entregar no Núcleo do Património original do Auto Entrega, APÓS O TER SUBMETIDO NA PLATAFORMA, devidamente preenchido com toda a informação solicitada, alertando-se para a importância de identificar o número de processo de compra da “Plataforma de Compras”, o nº da nota de encomenda, identificação do NIF do fornecedor e nº da factura, bem como indicar a pessoa responsável pelo bem e sua localização (Edifício, Piso e Sala).
2 – Não efectuar aquisições de imobilizado por fundo de maneio. Este procedimento não é permitido, dado que se perde o controlo do bem, não sendo possível a sua inventariação.
3 – Todas as aquisições que se traduzam em grandes reparações de um bem já existente, exigem a indicação do número de inventário desse bem, dado que o valor dessa reparação vai onerar o bem inicial.
4 – Quando se tratar da compra de “Motherboard”, “CPU” (Processador), “Memória RAM”, “Disco”, “Placa Gráfica”, “Fonte de Alimentação”, “Placa de Rede”, “Leitor/Gravador de CD”, “Leitor de Disquetes”, “Monitor” e “Software” deverá ser identificado o computador onde irá ser instalado, através do número de inventário.
5 – Sempre que houver mudanças de bens móveis entre campus, edifícios e salas/espaços, deverá este facto ser comunicado por escrito ao Núcleo do Património, para actualização de dados, utilizando o impresso próprio “Mudança Localização“.
6 – Nos casos em que os bens se encontrem em mau estado de conservação e não se justifique a sua reparação, deverá o mesmo ser comunicado ao Gestor de Pavilhão através do Auto de Verificação de Incapacidade/Proposta Abate, a fim de se proceder ao “Auto de Abate”, onde deve constar o número de inventário, descrição do bem, ano de aquisição, custo de aquisição, localização, motivo do abate e a etiqueta do bem (arrancada do bem em mau estado, colada numa folha anexa à “Proposta de Abate”).
7 – Qualquer outra ocorrência extraordinária (roubo, extravio, depreciação anormal do bem ou substituição) deverá ser acompanhada de uma justificação da ocorrência e comunicado através do Auto de Verificação de Incapacidade/Proposta Abate ao património. No último caso, deve especificar se o bem embora substituído, ainda está ou não operacional.
8 – Todo o equipamento informático, depois de abatido, localizado nos Serviços Centrais, deverá ser devolvido ?a DSI. Para o restante equipamento nas mesmas condições e em caso de necessidade, sugere-se o contacto com o Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde (NSHS).
9 – Nas situações em que a factura está emitida em nome do IST, isto é, adquirida e paga pelo IST, mas por razões várias haja necessidade de ceder temporariamente o equipamento para outras entidades, deverá ser efectuado um pedido de celebração de Auto de Cessão, a submeter ao Núcleo do Património antes do envio do bem, instruído com as seguintes informações:
- Responsável pelo(s) bem(s) no IST;
- Caracterização do bem (nome, tipologia, finalidade, etc.);
- Data de aquisição do bem pelo IST;
- Valor de aquisição;
- Local onde o bem irá permanecer e justificação;
- Responsável pelo bem após a cedência;
- Prazo previsto da cedência.
Nestes casos haverá a entrega de um Termo de Responsabilidade, a fim de cada responsável, colocar a etiqueta nos bens, pertencentes ao IST. O Termo de Responsabilidade deverá ser devolvido aos serviços, devidamente preenchido e assinado.
10 – Em situações inversas, isto é, quando uma outra universidade adquire equipamentos, que ficarão instalados no campus do IST, deverão os responsáveis dos projectos solicitar uma declaração às universidades, onde conste a cedência desses equipamentos ao IST indicando a justificação da cedência e o período da mesma e entregar ao Núcleo do Património.
11 – Esclarecimentos relativos à aquisição de material bibliográfico, podem ser obtidos em Normas/Material Bibliográfico.
12 – O não cumprimento do preceituado nos números anteriores, terá como consequência a perda da capacidade para a aquisição de bens que devem ser levados ao imobilizado, sem prejuízo da eventual responsabilidade civil, criminal, disciplinar e reintegratória emergente do incumprimento.