Tendo em vista a necessidade de se proceder à inventariação do material bibliográfico adquirido pelo IST, é necessário o envio, por parte da Biblioteca Central, ao Núcleo do Património, de uma listagem anual de todas as obras adquiridas.
Este procedimento implica que sejam definidas regras que assegurem a sua correcta execução, nomeadamente:
- Todos os livros, revistas e jornais, deverão dar entrada na Biblioteca do IST (BIST), Biblioteca IST/TagusPark, Biblioteca CTN ou numa Biblioteca Departamental (Biblioteca do DEEC, Biblioteca de Química, Biblioteca de Civil, Biblioteca de Mecânica, Biblioteca de Física, Biblioteca de Informática, Biblioteca do Complexo Interdisciplinar, Biblioteca de Matemática e Biblioteca de Economia e Gestão), a fim de serem registados e catalogados, uma vez que, a referida listagem será elaborada a partir do sistema informatizado da BIST.
- Preferencialmente os livros adquiridos no âmbito de uma determinada Unidade Académica, deverão dar entrada na respectiva Biblioteca (Biblioteca Departamental). No caso de não ser possível, por qualquer razão, deverão passar pela Biblioteca Central.
- Todos os livros deverão ser acompanhados do Mapa de Aquisição Material Bibliografico, que deverá ser correctamente preenchido e onde constará, entre outras informações, o número de registo do livro na Biblioteca, devendo obrigatoriamente ser submetido na Plataforma de Compras em “submissão de ficheiro” e posteriormente entregue o original no Núcleo do Património devidamente preenchido.
- Nas aquisições de material bibliográfico em que o pagamento ao fornecedor tenha de ser efectuado antecipadamente, o responsável pela aquisição deverá preencher e assinar uma de registo de Livros, em que se compromete a efectuar o registo na Biblioteca, assim que receber o respectivo livro. Esta declaração deverá ser submetida na plataforma, em “submissão de ficheiro” e entregue em documento original no Núcleo do Património, com identificação do número de processo da plataforma que lhe deu origem.
- As Bibliotecas do IST darão a máxima prioridade ao processamento dos livros nestas condições, de forma a assegurar que estes permaneçam o menor tempo possível na Biblioteca. Estima-se que todos os livros sejam processados num tempo inferior a 24h.